ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВЛАДИВОСТОКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 10 апреля 2006 г. № 580
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВЛАДИВОСТОКА И ЕГО ОТДЕЛАХ
(в ред. Постановления
главы администрации г. Владивостока
от 20.09.2007 № 2390,
Постановления
администрации г. Владивостока
от 11.06.2010 № 657)
Руководствуясь Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом
города Владивостока, постановлением главы администрации от 10.03.2006 № 294 "О введении централизованной формы организации работы с документами в администрации города Владивостока", распоряжением главы администрации от 10.03.2006 № 181-р "О внесении изменений в штатное расписание администрации города Владивостока", постановляю:
1. Утвердить Положение
об управлении делопроизводства аппарата администрации города Владивостока (приложение № 1) и его отделах (приложения № 2
, № 3
, № 4
, № 5
).
2. Постановление главы администрации от 29.12.2004 № 580 "Об утверждении Положения об управлении делопроизводства администрации города Владивостока и его отделах" признать утратившим силу.
3. Контроль за исполнением постановления возложить на руководителя аппарата администрации Бубела А.А.
Глава администрации
В.В.НИКОЛАЕВ
Приложение № 1
к постановлению
главы администрации
города Владивостока
от 10.04.2006 № 580
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВЛАДИВОСТОКА
(в ред. Постановления
главы администрации г. Владивостока
от 20.09.2007 № 2390,
Постановления
администрации г. Владивостока
от 11.06.2010 № 657)
1. Общие положения
1.1. Управление делопроизводства аппарата администрации (далее - управление) является структурным подразделением (функциональным органом) администрации города Владивостока (далее - администрация), подчиненным руководителю аппарата администрации.
1.2. Структура управления определяет оптимальный состав внутренних подразделений, их взаимодействие и характер подчинения. В состав управления входят: отдел документационного обеспечения управления, отдел распорядительных документов, отдел унификации документов и архивный отдел.
Штатная численность управления и финансирование его деятельности устанавливается главой администрации.
1.3. Деятельность управления регламентируется настоящим Положением, Положением
об аппарате администрации города Владивостока, утвержденным постановлением главы администрации от 28.09.2005 № 1075, и Инструкцией по делопроизводству в администрации города Владивостока, утвержденной постановлением главы администрации от 28.01.2004 № 200; работа специалистов управления - должностными инструкциями.
1.4. Управление в своей деятельности руководствуется нормативными правовыми актами Российской Федерации и Приморского края, муниципальными правовыми актами города Владивостока, решениями Думы города Владивостока, постановлениями и распоряжениями главы администрации, Уставом
города Владивостока, инструкциями, методическими рекомендациями Федерального архивного агентства, другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, а также настоящим Положением.
1.5. Начальник управления назначается на должность и освобождается от должности главой администрации по представлению руководителя аппарата администрации. В период отсутствия начальника управления исполнение его обязанностей возлагается на заместителя начальника управления - заведующего отделом документационного обеспечения управления.
Начальник управления осуществляет руководство управлением и несет персональную ответственность за выполнение возложенных задач в соответствии с утвержденной главой администрации должностной инструкцией.
]]>3.7. Совместно с отделом распорядительных документов готовит информационно-аналитические материалы по издаваемым распорядительным документам администрации для предоставления главе администрации, заместителям главы администрации и руководителю аппарата администрации.
3.8. Ежемесячно готовит и предоставляет начальнику управления по установленной форме отчетность о работе отдела.
3.9. Участвует в разработке проектов распорядительных документов по вопросам делопроизводства.
3.10. Принимает участие в разработке методических документов по вопросам документирования и организации документов в делопроизводстве.
3.11. Консультирует специалистов структурных подразделений администрации по вопросам применения табеля унифицированных форм документов.
3.12. Выполняет машинописные и копировально-множительные работы документов управления делопроизводства.
3.13. Контролирует соблюдение структурными подразделениями требований Инструкции по делопроизводству в администрации города Владивостока, оказывает им методическую помощь, проводит обучение специалистов основам делопроизводства.
4. Права и обязанности
4.1. В соответствии с возложенными задачами и основными функциями отдел имеет право:
- вносить предложения по вопросам совершенствования документационного обеспечения управления в администрации города;
- запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для совершенствования форм и методов работы с документами;
- контролировать и требовать от руководителей и специалистов структурных подразделений соблюдение установленных правил работы с документами;
- проводить проверку наличия, применения и условий хранения печатей, штампов и бланков организационно-распорядительных документов администрации в структурных подразделениях; доводить итоги проверок до руководства администрации и руководителей подразделений для устранения замечаний;
- возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
- участвовать в проведении обучения сотрудников администрации города основам делопроизводства;
- принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточного документооборота в структурных подразделениях.
4.2. Отдел обязан:
- соблюдать установленные правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения должностных обязанностей;
- информировать вышестоящее руководство о нарушениях информационной безопасности;
- соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой.
5. Ответственность
5.1. Отдел несет ответственность за:
- обеспечение установленного Инструкцией по делопроизводству в администрации города Владивостока порядка работы с документами, с учетом прав, предоставленных ему настоящим Положением;
- соблюдение установленного порядка работы с автоматизированными регистрационно-поисковыми базами данных управления;
- обеспечение конфиденциальности служебной информации в соответствии с установленными требованиями;
- выполнение указаний и поручений начальника управления;
- соблюдение норм, правил и инструкций по охране труда и выполнение правил электро- и противопожарной безопасности.
5.2. Меры дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей применяются в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Законом
Приморского края "О муниципальной службе в Приморском крае".
5.3. Объем персональной ответственности специалистов отдела за выполнение возложенных задач и функций устанавливается их должностными инструкциями.
6. Взаимоотношения. Связи
6.1. Отдел взаимодействует:
- по вопросам обеспечения единого документооборота (электронного документооборота) со структурными подразделениями администрации, предприятиями, организациями, учреждениями разных форм собственности в пределах компетенции отдела;
- по вопросам создания, эксплуатации и совершенствования автоматизированных регистрационно-учетных и информационно-поисковых систем работы с документами с другими отделами управления, управлением информационных технологий, безопасности и связи, иными структурными подразделениями администрации, участвующими в едином электронном документообороте;
- по вопросам финансового, материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания с управлением бухгалтерии, управлением финансов и экономки, эксплуатационно-хозяйственным управлением.
7. Организация работы
Отдел работает в соответствии с настоящим Положением, Положением
об управлении, Правилами внутреннего трудового распорядка, Регламентом администрации города Владивостока, утвержденными главой администрации.
Руководитель аппарата администрации
А.А.БУБЕЛА
