РЕШЕНИЕ Думы Михайловского муниципального района от 28.09.2006 № 270
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ЛИЦ, ЗАМЕЩАЮЩИХ МУНИЦИПАЛЬНЫЕ ДОЛЖНОСТИ В ДУМЕ И АДМИНИСТРАЦИИ МИХАЙЛОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
Утратил силу с 3 сентября 2008 года в связи с изданием Решения Думы Михайловского муниципального района Приморского края от 03.09.2008 № 483-НПА.
--> примечание.
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: в статье 36 Устава Михайловского муниципального района пункт 9 отсутствует, имеется в виду статья 26 данного документа.
В соответствии с Федеральным законом № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственных должностей федеральной государственной службы", Законом Приморского края "О муниципальной службе в Приморском крае", руководствуясь п. 9 ст. 36 Устава Михайловского муниципального района, Дума Михайловского муниципального района решила:
1. Утвердить Порядок ведения личных дел лиц, замещающих муниципальные должности в Думе и администрации Михайловского муниципального района.
2. Настоящее решение вступает в силу с момента подписания.
Председатель Думы
Михайловского муниципального района
В.М.ВЕРХОВСКИЙ
Утвержден
решением
Думы Михайловского
муниципального района
от 28.09.2006 № 270
ПОРЯДОК
ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ЛИЦ, ЗАМЕЩАЮЩИХ
МУНИЦИПАЛЬНЫЕ ДОЛЖНОСТИ В ДУМЕ И АДМИНИСТРАЦИИ
МИХАЙЛОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение распространяется на лиц, замещающих муниципальные должности в Думе и администрации Михайловского муниципального района.
1.2. Личное дело лица, замещающего муниципальную должность в Думе и администрации Михайловского муниципального района, - это совокупность документов, содержащих сведения о лице, замещающем муниципальную должность в Думе и администрации Михайловского муниципального района, прохождении им муниципальной службы.
1.3. Личные дела ведутся работником, назначенным руководителем Думы (администрации). Он несет персональную ответственность за соблюдение порядка формирования, учета и ведения личных дел.
1.4. Формирование, учет и ведение личных дел осуществляются в соответствии с требованиями, установленными Указом Президента Российской Федерации от 01.06.1998 № 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы", Законом Приморского края "О муниципальной службе в Приморском крае" и настоящим Порядком.
Ведение нескольких личных дел на лицо, замещающее муниципальную должность в Думе и администрации муниципального района, не допускается.
1.5. При переводе лица, замещающего муниципальную должность в Думе и администрации муниципального района, на новое место муниципальной службы личное дело по официальному запросу передается на новое место муниципальной службы в соответствии с требованиями, установленными настоящим Порядком.
1.6. Сведения, содержащиеся в личных делах, являются конфиденциальными, за исключением сведений, подлежащих опубликованию в средствах массовой информации в соответствии с законодательством Российской Федерации и Приморского края.
Сбор и внесение в личные дела сведений о политической, религиозной принадлежности и частной жизни запрещаются.
1.7. Лица, замещающие муниципальные должности в Думе и администрации муниципального района, должны быть ознакомлены со всеми сведениями, вносимыми в их личные дела, до их внесения. Во всех случаях уточнения данных личного дела, подтверждения правильности записанных сведений указанные лица расписываются в листе ознакомления с личным делом.
1.8. Ознакомление лиц, замещающих муниципальные должности в Думе и администрации муниципального района, с документами их личных дел проводится ответственным работником за ведение кадрового делопроизводства не реже одного раза в год, а также по просьбе лиц, замещающих муниципальные должности в Думе и администрации муниципального района во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
2. Состав документов, включаемых в личное дело
2.1. Личное дело лица, замещающего муниципальную должность в Думе и администрации муниципального района, оформляется после заключения трудового договора и издания распоряжения (приказа) о его назначении на должность (приеме на работу) муниципальной службы в Думе и администрации муниципального района.
2.2. Все документы личного дела помещаются в обложку дела, на которой проставляется присвоенный ему регистрационный номер.
В целях обеспечения сохранности личных дел они регистрируются в книге (журнале) учета личных дел по стандартной форме.
2.3. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляемые в процессе приема на работу, а впоследствии - все основные документы, отражающие трудовую и иную деятельность лица, замещающего муниципальную должность в Думе и администрации муниципального района. Сведения, вносимые в личное дело, должны подтверждаться документами, установленными законодательством Российской Федерации, а также выписками (копиями) из находящихся у лица, замещающего муниципальную должность, достоверность которых заверяется в нотариальном порядке или соответствующей кадровой службой.
2.4. При первоначальном оформлении личного дела в него включаются документы в следующей последовательности:
2.4.1. Анкета по стандартной форме.
2.4.2. Автобиография.
2.4.3. Справка из личного дела (краткие сведения о работнике).
2.4.4. Копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени и ученого звания, если таковые имеются.
2.4.5. Личное заявление гражданина о поступлении на муниципальную службу.
2.4.6. Справка из органов государственной налоговой службы о представлении декларации о доходах и имуществе гражданина, принадлежащем ему (ей) на праве собственности (подается ежегодно). Справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением муниципальной должности в администрации муниципального образования (подается ежегодно).
2.4.7. Медицинское заключение о состоянии здоровья.
2.4.8. Копии документов о награждении государственными и иными наградами, присвоении почетных званий, присуждении государственных премий, если таковые имеются.
2.4.9. Экземпляр трудового договора.
2.4.10. Копия распоряжения (приказов) о назначении (приеме на работу) на должность муниципальной службы в Думе и администрации Михайловского муниципального района.
2.4.11. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, согласно стандартной форме.
2.4.12. Выписка из решения рабочей группы по подготовке и проведению конкурсов на замещение вакантных государственных должностей муниципальной службы в Думе и администрации Михайловского муниципального района (если гражданин принят на муниципальную службу в Думе и администрации Михайловского муниципального района по результатам конкурса).
2.5. В процессе трудовой деятельности лица, замещающего муниципальную должность в Думе и администрации Михайловского муниципального района, к личному делу приобщаются документы в хронологическом порядке по мере их поступления:
2.5.1. Типовой договор (контракт) об оформлении допуска к государственной тайне, если исполнение обязанностей по должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений.
2.5.2. Аттестационные листы муниципального служащего Думы и администрации Михайловского муниципального района, прошедшего аттестацию, и отзывы на него.
2.5.3. Копии постановлений или распоряжений о присвоении квалификационных разрядов.
2.5.4. Копии дипломов, удостоверений и свидетельств о дополнительно полученном образовании, повышении квалификации (переподготовке), присуждении ученых степеней и званий.
2.5.5. Копии документов о поощрении, наложении взысканий и их снятии.
2.5.6. Копии распоряжений о переводе на другую должность, об освобождении лица от замещаемой должности в Думе и администрации Михайловского муниципального района.
Вместо копии распоряжения в личное дело может быть приобщена выписка из него. Выписка делается только после подписания распоряжения, после слова "Выписка из...", с указанием даты подписания распоряжения, его номера и заголовка. Затем следует нужная часть текста, после которой указываются наименование должности руководителя, подписавшего подлинник распоряжения, его инициалы и фамилия (без личной подписи). Заверение выписок из распоряжений аналогично заверению копий.
2.5.7. Информация о начале проверки достоверности полноты сведений, представленных гражданином при назначении на муниципальную должность в Думу и администрацию Михайловского муниципального района. А также проверки сведений о соблюдении лицом, замещающим муниципальную должность в Думе и администрации Михайловского муниципального района, установленных законодательством Российской Федерации ограничений, сообщенная ему под расписку.
2.5.8. Первичные документы и справка подразделения федерального государственного органа, организующего проверку, о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на муниципальную должность в Думу и администрацию Михайловского муниципального района, а также сведений о соблюдении лицом, замещающим муниципальную должность в Думе и администрации Михайловского муниципального района, установленных законодательством Российской Федерации ограничений.
2.5.9. Данные об ознакомлении лица, замещающего муниципальную должность в Думе и администрации Михайловского муниципального района, с документами его личного дела.
2.6. В личное дело не включаются документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения (справки с места жительства, о жилищных условиях, дубликатные экземпляры и черновики документов).
3. Порядок заполнения документов в личном деле
3.1. Анкета заполняется по стандартной форме гражданином, претендующим на муниципальную должность в Думу и администрацию Михайловского муниципального района, собственноручно, разборчиво. На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах. В предусмотренное место анкеты вклеивается фотография гражданина размером 4 х 6 см.
3.2. При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, военный билет (удостоверение личности офицера запаса), документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы Высшей аттестационной комиссии о присуждении ученой степени, присвоении ученого звания (диплом и аттестат), документы об имеющихся изобретениях.
3.3. Должностные лица кадровой службы Думы и администрации Михайловского муниципального района, ответственные за ведение личных дел, принимая от поступающего на муниципальную службу в Думу и администрацию Михайловского муниципального района гражданина анкету, обязаны проверить полноту ее заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми документами, заверить анкету печатью, подписью и датой.
3.4. Автобиография составляется гражданином собственноручно в одном экземпляре, в произвольной форме, разборчиво.
3.5. Все вносимые в личное дело изменения должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГСа, паспортно-визовых служб и прочее.
3.6. Лица, замещающие муниципальные должности в Думе и администрации Михайловского муниципального района, должны в месячный срок сообщать сведения об изменениях, происшедших в паспортных, адресных данных, семейном положении, данных об образовании, повышении квалификации, переподготовке, постановке и снятии с воинского учета, присвоении ученых степеней, званий и других изменениях.
4. Порядок выдачи личных дел во временное пользование
4.1. Личные дела могут выдаваться во временное пользование лишь определенным должностным лицам.
4.2. Перечень должностных лиц, допущенных к работе с личными делами, определяется распоряжением (приказом) руководителя Думы и администрации Михайловского муниципального района.
Личные дела выдаются во временное пользование указанными должностными лицами на срок не более одного дня, с обязательной отметкой в контрольной карточке даты выдачи, кому выдано, расписки в получении личного дела, номера телефона должностного лица, а после возвращения личного дела - отметки даты возврата личного дела и расписки в приеме личного дела.
4.3. Для контроля за своевременным возвратом личных дел, выданных или высланных во временное пользование, используется контрольная карточка по стандартной форме.
4.4. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, изымать из личного дела имеющиеся документы или вкладывать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
4.5. Личное дело муниципального служащего Думы и администрации Михайловского муниципального района на руки ему на временное пользование не выдается.
5. Обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личных дел
5.1. В обязанности ответственных за кадровое делопроизводство работников Думы и администрации Михайловского муниципального района, осуществляющих ведение личных дел, входит:
- обеспечение сохранности и учета личных дел;
- формирование и ведение личных дел;
- проверка соответствия сведений, вносимых в личное дело, документам, предъявляемым гражданином при поступлении на муниципальную службу в Думу и администрацию Михайловского муниципального района;
- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах;
- защита персональных данных лиц, замещающих муниципальные должности, в соответствии с Трудовым кодексом РФ;
- ознакомление лица, замещающего муниципальную должность в Думе и администрации Михайловского муниципального района, с материалами его личного дела.
5.2. Должностные лица кадровой службы Думы и администрации Михайловского муниципального района, на которых возложена работа по ведению и хранению личных дел, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, и за иные нарушения порядка ведения личных дел, установленного настоящим Порядком.
6. Порядок хранения, проверок личных дел и передачи их в архив
6.1. Личные дела хранятся в кадровой службе Думы и администрации Михайловского муниципального района как документы строгой отчетности в сейфах или шкафах.
6.2. Ежегодно комиссией, назначенной руководителем Думы и администрации Михайловского муниципального района, проводится проверка наличия и состояния личных дел и составляется соответствующий акт с указанием выявленных недостатков.
6.3. Результаты проверки личных дел отражаются в акте, который утверждает руководитель Думы и администрации Михайловского муниципального района.
6.4. Личные дела лиц, освобожденных от замещения муниципальных должностей в Думе и администрации Михайловского муниципального района, хранятся в архиве администрации муниципального района в течение срока, определенного законодательством Российской Федерации.
